Todo lo que debemos saber de las Pólizas Contables

Las pólizas contables, forman parte indispensable de la contabilidad y de la facturación electrónica y aquí te diré los más importante que debes saber de ellas.

¿Qué son las pólizas Contables?

Una póliza contable, se trata de un documento físico o digital en el que se deben registrar las operaciones de contabilidad que lleva a cabo una persona física y una persona Moral. Estas pólizas se deben registrar dentro de los cinco días consecutivos a que se llevan a cabo actividades comerciales.

Estas pólizas pueden entregarse en XML, pero para esto, es recomendable que se cuente con una solución integral que les permita:

• Generar facturas
• Acceder a la descarga del CFDI
• Crear archivos en formato XML
• Y además poder generar de manera automática la contabilidad electrónica y todos los archivos que pudieran ser necesarios.

¿Qué se necesita para realizar las pólizas Contables?

Para realizar las pólizas contables es recomendable contar con un sistema de contabilidad en línea, esto facilita el proceso y el control de toda la información financiera.

En México existen proveedores que ofrecen plataformas que se adecuan a las necesidades de cada empresa. Aquí te dejo un artículo donde puedes conocer los Mejores Sistemas de Contabilidad Electrónica.

Tipos de pólizas contables

Existen tres tipos de pólizas contables:

1- Pólizas de diario: Son aquellas que sirven para el registro de las operaciones que suelen afectar la economía de la empresa, ya que no representan ningún tipo de flujo de efectivo.

Es decir, son operaciones elaboradas, en las que no existen entradas de dinero al banco, mediante el uso de fichas de depósito, ni tampoco se elaboran cheques para justificar salidas.

Por lo tanto cuando se realizan este tipo de tipo pólizas debe mantenerse anexo el comprobante que se encarga de dar origen de su elaboración.

Las pólizas de diario deben contener los siguientes datos:

• Deberá escribirse la siguiente leyenda “Póliza de diario”.
• La cuenta.
• La subcuenta.
• El nombre de la cuenta.
• El parcial.
• Debe.
• Hacer.
• Sumas iguales.
• Concepto.

2- Póliza de ingresos: Son aquellas pólizas en las que se especifican los registros contables de todo aquello que implique una entrada de dinero, que bien puede ser en efectivo, por medio de cheques o transferencias.

Es necesario que se expida una factura, como por ejemplo, al recibir el pago de un cliente, o al obtener una comisión por un servicio otorgado.

Este tipo de pólizas deben contener la siguiente información:

• Todas las transacciones especificadas.
• Deberá incluir la cuenta, subcuenta contable y los auxiliares.
• Los CFDI que ayudan al soporte de las operaciones.
• Los impuestos, las tasas y cuotas.
• El RFC de terceros.

3- Póliza de egresos: Se trata de las pólizas que permiten registrar todas las operaciones contables que se encuentren implicadas en erogaciones o en salidas de dinero para la empresa.

Cabe mencionar que si la erogación ha sido realizada mediante un cheque la póliza contable se generará como póliza de cheque.

Estas pólizas deben contener la siguiente información:

• Número de póliza,
• Tipo de póliza.
• Fecha.
• Número de cuenta.
• Parcial.
• Debe.
• Haber.
• Sumas iguales.
• Concepto.
• Nombre y firma de la persona que elabora, revisa y autoriza la póliza.

En caso de que la póliza de egreso se esté realizando mediante cheque es necesario incluir los siguientes datos:

• Fecha del cheque.
• Nombre del beneficiario.
• Monto.
• Importe con letra.
• Concepto de pago.

¿Qué información deben llevar las pólizas contables?

Todas las pólizas generadas siempre deben ser presentadas en archivos en formato XML, según lo estipulado por la regla 1.2.8.1.6 de la Quinta Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal, en su fracción III.

En esta regla se especifica que los contribuyentes que se encuentren obligados a llevar su contabilidad electrónica, siempre deben incluir la información correspondiente a sus pólizas contables, mismas que se comprender como los archivos con más elementos nuevos que deben considerarse y entre los que se encuentran:

• Todos los catálogos de los tipos de monedas, bancos y pólizas.
• La información acerca de los pagos realizados.
• La información sobre los comprobantes fiscales digitales que se encuentran relacionados.
• Los detalles de cada una de las transacciones.
• Dentro de cada partida se encontrará una cuenta contable, una subcuenta y sus auxiliares correspondientes.
• También se localizan los impuestos, las diversas tasas de interés, cuotas y actividades.
• Si las operaciones se encuentran relacionadas con terceros, es necesario que se incluya dentro de la póliza el RFC del otro involucrado.
• Es necesario que puedan distinguirse los Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI), que se encargan de soportar la operación.
• Deben incluirse los impuestos que tienen que distinguirse dentro de las diversas tasas y cuotas en el momento en que se deban para los impuestos que indican las actividades.
• Si el folio fiscal no puede ser identificado dentro de las pólizas contables, los contribuyentes podrán relacionar todos los folios fiscales, haciendo uso de un reporte auxiliar.

¿Cuándo se deben entregar las pólizas contables?

Toda la información que se genera dentro de las pólizas contables debe entregarse al SAT, además de la balanza de comprobación en la que deberán incluirse los detalles de transacción de la cuenta, las partidas, los auxiliares y las subcuentas.

Las entregas dependen del tipo de regímenes a los que pertenezca cada empresa y los envíos deben realizarse en el mes que sigue a la fecha en la que se llevaron a cabo las respectivas operaciones fiscales.

Según lo establecido por la Resolución Miscelánea Fiscal, las pólizas no deben ser enviadas de manera periódica, al contrario, solo deben enviarse cuando sean requeridas por la autoridad para poder ejercer sus facultades de comprobación, tales como:

• Verificar la procedencia de solicitud de la devolución de los saldos a favor.
• Para efectuar una revisión de gabinete.
• Para llevar a cabo una visita domiciliaria.
• Para poder efectuar una revisión al dictamen fiscal.
• para realizar una revisión electrónica.

Toda la información debe enviarse mediante archivos comprimidos haciendo uso del formato Zip, y enviándolos a través del Buzón Tributario o por medio de la Sección de Trámites del portal oficial del SAT.

El envío siempre debe realizarse haciendo uso de la firma electrónica (FIEL).

Los contribuyentes se encuentran obligados a enviar sus pólizas contables en los periodos en los que se realizarán las revisiones por parte de las autoridades fiscales.

Cuando se trata de un trámite devolución las pólizas contables deberán enviarse en los periodos en los que se genere el saldo a favor del cual se requiere devolución.

Si es un trámite de compensación de contribuciones, es necesario enviar pólizas contables, que se refieran al periodo en donde se llevaron a cabo las compensaciones.

Al momento de realizar las pólizas contables, es necesario definir el tipo de póliza que se requiere para evitar trámites engorrosos y facilitar los procesos tributarios del SAT.