A veces es necesario firmar un documento PDF con un certificado digital, de esta manera puedes olvidarte de imprimir y escanear para que sea válido.

​En el BNR 02/2017 uno de sus apartados informa sobre una nueva forma de comunicación y que parte con la necesidad de cumplimentar un formulario y posteriormente firmarlo digitalmente para autorizar la recepción de notificaciones.

En este artículo te enseñaré de una manera muy fácil la forma de firmar digitalmente un documento PDF, pero antes que nada te invito a leer el artículo Tipos de Certificado Digitales para saber los diferentes certificados electrónicos que podrás usar.

¿Que es un documento PDF?​

PDF con sus siglas en inglés ​Portable Document Format, se trata de un formato de documento que es independiente a cualquier software de creación y manipulación de textos o imágenes y su estandarización ha hecho posible que sea uno de los formatos más compatibles a la hora de transportar y abrirlo en otro dispositivo.

¿No te ha pasado alguna vez cuando haz guardado o enviado un documento Word, el destinatario lo ha recibido descolocado o al imprimirlo ha tenido una desestructuración?

Eso sucede por tener una versión muy anterior de Word o problemas de compatibilidades.

Hoy en día los chicos de Microsoft han mejorado mucho en este aspecto y apenas pueden ocurrir problemas, pero ese apenas seguirá siempre.

El PDF permite visualizar el documento tal y como será impreso y en los envíos se visualizará sin ningún tipo de error​.

Ahora que ya sabes la importancia de guardar los documentos Word en PDF, te enseñaré a cómo guardarlos.

¿Cómo guardar un documento Word a PDF?​

Exportar un documento en formato PDF es realmente sencillo, te dejo la siguiente animación para ayudarte.

Exportar Word a PDF

Herramientas firma electrónica

​A continuación te indicaré las herramientas necesarias que deberás tener para realizar una firma digital en un documento pdf sin ningún problema.

Adobe Acrobat Reader DC

Adobe Reader es el ​software más popular y versátil a la hora de ver y abrir archivos PDF, con capacidad de imprimir o añadir notas de comentarios en los mismos documentos.

Adobe Reader es gratuito, por tanto, bastará con descargarlo, instalarlo y ejecutarlo.​

Requisitos técnicos para descargar la última versión​

Tu PC deberá cumplir los siguientes requisitos para no tener problemas a la hora de la instalación o la ejecución del software​.

  • Procesador a 1.5 GHz o más rápido
  • Windows Server 2008 R2 (32 bits y 64 bits), 2012 (64 bits) o 2012 R2 (64 bits); Windows 7 (32 bits y 64 bits); Windows 8 (32 bits y 64 bits); Windows 10 (32 bits y 64 bits)
  • 1 GB de RAM.
  • 380 MB de espacio disponible en el disco duro
  • Resolución de pantalla de 1024 x 768
  • Internet Explorer 8, 9, 10 u 11; Firefox Extended Support Release

Descargar Adobe Reader

Adobe Reader paso 1

En la primera pantalla puedes desmarcar las "ofertas especiales" e ir directamente a "Instalar Ahora" para seguir con el proceso de la descarga e instalación.

Certificado Digital

Te tengo preparado para esto un artículo sobre los certificados digitales de una manera más amplia y con mayor profundidad.

Cumplimentar y firmar formulario [email protected]

Es posible realizar una firma digital a cualquier documento PDF y en este caso, voy a indicarte la cumplimentación del formulario y firma electrónica de [email protected], el nuevo servicio de notificación por email de la Seguridad Social.​

Paso 1: Localización del formulario​

La TGSS ha habilitado un nuevo aparta​ donde se podrán encontrar diversos formularios, uno de ellos será el formulario del nuevo sistema de comunicación por correo electrónico de la Tesorería General de la Seguridad Social, denominado [email protected].

Por lo general, los autorizados RED están recibiendo este formulario por parte de su unidad provincial, si no es así, puedes encontrarlo siguiendo la siguiente ruta.​

http://www.seg-social.es/ >> Información Útil >> Sistema RED >> Incorporación Sistema RED. Autorizaciones >> Formularios >> Formulario variación datos contacto autorizados Sistema RED

​Puedes descargarlo directamente en este enlace

El formulario será igual a la siguiente imagen

Solicittud variación de Datos Autorizado RED tgss-comunic@

El consejo en este punto sería que por diversas razones es mejor descargarte el PDF y no cumplimentarlo en el navegador, por tanto, deberías descargarlo y luego abrirlo directamente con Adobe Reader para facilitar la firma electrónica del documento

Paso 2: Cumplimentación Formulario [email protected]

Datos de autorización

En este campo tendremos 3 apartados que cumplimentar​

  • Número de autorizado: Tendrás que indicar el número de autorización que dispones
  • NIF Autorización: Deberá ser siempre una persona física, es decir, solo podrá ser DNI o NIE
  • Razón Social / Nombre y Apellidos: En caso de ser una empresa se indicará la Razón Social, de lo contrario se indicará el nombre y apellido del autorizado principal

Datos de Contacto

Se cumplimentará información de contacto y el correo para la recepción de comunicaciones

  • Teléfono Fijo y Extensión
  • Teléfono Móvil
  • Correo electrónico para la comunicaciones con la Seguridad Social: Es preferible disponer de un correo exclusivo de comunicaciones o bien crear una carpeta específica de recepción de mensajes en aplicaciones de correos, de esta manera tendrás localizada las recepciones de mensajes sin que se pueda perder entre mensajes que puedas llegar a recibir.

Paso 3: Firma electrónica del formulario [email protected]

Firma electrónica formulario tgss-comunic@

En el campo fecha se habilitará un desplegable que te informará de la fecha en el que decidas realizar la firma​

​La etiqueta de firma digital permite la localización del certificado digital, si se tiene instalado, a un clic, esto facilita mucho realizar la firma y no remarcar la zona de firma previamente.

Al darle clic sobre la zona de firma electrónica te saldrá lo siguiente​:

Firma digital con certificado FNMT
Adobe PDF Firma electrónica

Tras darle a firmar te saltará una ventana para guardar el nuevo pdf generado con la firma, puedes sobrescribir el archivo o bien renombrarlo.

Es preferible que remarque la opción de "Bloquear el documento tras la firma", esto permitirá que el documento una vez firmado no se pueda modificar.​

Al volver a abrirlo, te encontraras con el formulario en el apartado de firma de esta misma forma.​

firmar documento pdf con certificado digital fnmt

​Con esto ya podrás enviar el formulario firmado electrónicamente al correo que te haya indicado tu Administración.

Si quieres, también puedes comentar este artículo e indicar el correo correspondiente a tu provincia así podrás ayudarme a recopilar los correos provinciales y ayudar a otros que no dispongan de ello.

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