Eventos virtuales vs. eventos presenciales: cuándo elegir cada uno

Los eventos virtuales y los eventos presenciales son actividades que se realizan con diferentes objetivos, por lo que es importante saber cuándo elegir cada uno. Aunque la virtualidad ha ganado una gran popularidad en los últimos años, los eventos presenciales siguen siendo una tendencia al alza.

Antes de decantarse por una de estas opciones, es fundamental analizar cuál es el formato que se adapta a las necesidades de la actividad propuesta. 

Por ejemplo, a la hora de hacer actividades formativas o académicas, los eventos virtuales son la mejor opción debido al gran número de horas que abarcan estas iniciativas. Por otra parte, los eventos presenciales son ideales para grupos de personas más reducidos, ya que en muchos casos se requiere del alquiler de carpas industriales, así como de múltiples elementos logísticos necesarios para su preparación.

Necesidades técnicas y logísticas

Cada tipo de evento tiene sus propias necesidades técnicas, por lo que el presupuesto tiende a variar en gran medida. Los eventos virtuales requieren de una rápida y eficiente conexión a internet, tanto para los organizadores de la actividad como para los asistentes que desean visualizar el evento. 

En el caso de los eventos presenciales, no es necesario invertir grandes recursos en la compra de elementos logísticos, ya que todo esto se puede alquiler por un asequible precio. En el mercado, es posible encontrar empresas como Tent Trading, dedicadas al alquiler de mobiliario como sillas, mesas, así como de estructuras como toldos y carpas industriales para llevar a cabo el evento presencial que tienes en mente.

Determinar el objetivo de la actividad

Otro de los aspectos que es necesario analizar es el objetivo de la actividad, determinando qué es lo que se quiere lograr con el evento. En este sentido, quienes desean tener una gran participación con asistentes de diferentes regiones del país o de diversos países deben elegir los eventos virtuales. 

Los eventos presenciales son perfectos para estrechar relaciones con clientes potenciales, negociar con posibles proveedores y llegar a acuerdos con otras empresas. Se trata de un ambiente mucho más íntimo que favorece la comunicación entre todos los asistentes.

Duración del evento

La duración del evento es un factor que se debe tener en cuenta a la hora de elegir un formato virtual o presencial. La modalidad presencial es la mejor opción para realizar eventos o actividades de corta duración (horas o un par de días). 

Para los asistentes, es mucho más cómodo acudir un par de horas a un evento presencial, ya que la mayoría de las personas tienen otras ocupaciones y responsabilidades que cumplir. Los eventos virtuales son más versátiles, puesto que pueden llevarse a cabo en horarios nocturnos, permitiendo al público participar en las actividades desde la comodidad de su hogar. 

Como se puede ver, los eventos virtuales y los eventos presenciales poseen importantes diferencias que deben ser analizadas antes de elegir un tipo de actividad. Dentro del mundo empresarial, los eventos presenciales tienen una mayor relevancia a la hora de hacer negocios, mientras que los eventos virtuales tienden a ser actividades para un público más joven a informal.