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¿Cómo destruir documentos y respetar la Ley de Protección de Datos?

27/07/2018
destrucción de documentos bajo la ley de protección de datos

[piopialo][/piopialo]Quizás una de las mayores dudas que han dispuesto las empresas tras la publicación de la Ley de Protección de Datos haya sido la manera en que se recopilan dichos datos y la persona responsable de ella, pero lo cierto es que no solo es importante conocer la normativa aplicable para el tratamiento de datos sino también en la supresión o destrucción de documentos

En este artículo quiero hablarte sobre la destrucción de documentos confidenciales de su negocio con respecto a la normativa de la LOPD ya sea realizada por uno mismo o mediante la subcontratación de una empresa de destrucción de archivos, sea cual fuere el método, sería importante tener el conocimiento de la normativa con respecto a la eliminación de documentos con el fin de evitar posibles sanciones a la empresa.

Normativa de destrucción de documentos

Como es de esperar, la normativa vigente de la LOPD no deja un apartado o artículo específico sobre el tratamiento de datos en relación a la destrucción de ellos mismos, más bien lo menciona en determinados artículos que bien podrás comprobarlo en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre.

Quizás el artículo 22, en su punto 1 sea el que más información nos de con respecto a la destrucción de archivos:

1. Una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al responsable del tratamiento o al encargado que éste hubiese designado, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento.

Por otro lado, en el artículo 55, en su punto 3, el 88.3 g) y el 99.4 de la citada ley nos informa la necesidad de indicar las previsiones que se tomarán para la destrucción de dichos documentos. Por último, en el artículo 112, referida a la copia y la destrucción, en su punto número 2 nos menciona sobre la destrucción total de forma segura y sin acceso o recuperación a posteriori.

¿Cómo puedo destruir documentos confidenciales?

Existen dos maneras para llevar a cabo la destrucción de archivos, por un lado, puedes hacerlo la misma empresa y por el otro, puede delegar este servicio, en ambos casos se deberá realizar  siguiendo la normativa, para este último caso, existen algunos requisitos que deberán cumplir.

Subcontratar empresas para destrucción de ficheros, documentos, etc.

Si decides subcontratar este servicio a una empresa externa, debes tener en cuenta las siguientes características básicas:

  • Debe disponer de certificación UNE-EN 15713:2010: certificado que garantiza que la empresa cumple con la normativa legal en materia de destrucción de documentos confidenciales.
  • Certificado de destrucción: Certificado que deberán de emitir tras la destrucción de los documentos
  • Contrato de confidencialidad: Importante si se desea tratar con documentos confidenciales, la empresa debe facilitar este tipo de impreso.
  • Recogida y transporte de forma segura: Debe ofrecer este tipo de servicios para garantizar la recepción y la destrucción de archivos.

Una de las empresas que ofrecen este servicio es Allsafedocuments, que bien dispone del certificado UNE 15713, realiza la recogida y el transporte seguro en sus propias instalaciones, todo bajo la supervisión de un equipo muy profesional

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